什么是信息化？
在此阶段，我应该定义信息化的含义。在本文中，我的意思是信息化是越来越多地以数字形式管理信息所需的项目和过程，无论该信息是数字形式的（例如电子邮件，Word doc，Excel电子表格，eForms）还是从硬拷贝转换而来（例如：扫描的文件）。
信息化的战术优势
信息化的关键战术优势是提高核心业务流程的效率，这是通过利用信息化提供的战术优势而获得的。在企业的原始点或接收点捕获文档和数据可带来许多战术优势，包括但不限于：
- 消除转录错误
- 实施电子工作流程
- 创建审核跟踪
- 实施安全协议
- 为每个文档/数据项创建一个真相来源
- 改善信息的可获取性
- 整合业务系统
这些优势的来源包括以下信息化计划，流程和活动：
- 通过扫描捕获文档
- 通过使用eForms进行信息的数字捕获
- 从eForms和扫描的文档中捕获元数据，从而避免了转录和重复输入的需要
- 文字识别消除了将数据输入系统的需求
- 使用工作流功能来自动化授权流程并创建审核跟踪
- 版本控制
- 通过发送到数据库中单个真实来源的链接来消除电子邮件附件的安全性问题
- 通过与其他数字化记录建立关系，可以轻松访问与业务流程相关的所有文档
- 通过完成内容以及标题和元数据搜索来改善文档搜索
对于没有记录和信息管理经验的人来说，这些优势似乎与企业并没有真正的联系。他们似乎并没有带来真正的利益-财务利益。但是，实际上离事实还很远。
信息化的战术优势
信息化的优势可以带来明确，明确的财务收益。我看到的简单示例包括：
- 一所大学扭转了入学率下降的局面，它通过通过eForm捕获应用程序数据并使用工作流功能来使流程自动化来加快新学生的处理时间。他们还减少了数十万美元的注册过程管理成本。
- 一家公用事业公司自动捕获新连接的数据，从而消除了错误和数据输入所花费的时间。这将客户建立连接所需的时间减少了几天。
- 一家保险公司通过使用工作流和图像捕获来自动化和简化应用程序和承保流程。
- 一家大公司通过使用单一真相文档存储库来简化工人补偿自我保险的评估过程，并将其所有与自我保险有关的记录相关联。这节省了数万美元的合规成本，并确保他们的数百万美元的自保保费节省没有风险。
信息化的战略环境
虽然信息化的每个战术优势都很重要，但在高级管理人员中讨论信息化的背景应该具有战略意义。
信息化提供许多战略利益，其中一项或多项利益可能会加速实施公司战略或增加实施公司战略所带来的收益深度。
大数据
目前，引起大新闻和投资的问题是大数据的概念。 2012年，Gartner（Laney，2014年）将大数据定义为：“大数据是高容量，高速度和/或种类繁多的信息资产，它们需要新的处理方式以实现增强的决策，洞察力发现和流程优化。”
大数据往往会抢走信息化战略优势的风头，并且为许多组织提供了明显的战略优势。例如，假设一家大型食品零售商能够挖掘人们在杂货店购买习惯方面的数据，从而了解与为同一人提供人寿保险并通过购买习惯区分保险风险有关的风险。
并非所有组织都有大量相关数据，使他们能够获得大数据的特殊利益。但是，与大数据相比，组织更容易获得信息化的战略优势。
治理与降低风险
信息化使组织内所有活动的治理安排更加透明。这是可能的，因为数字化允许组织具有：
- 单一的真相来源；
- 带有审计跟踪的工作流程；
- 在文档，文件夹，人员，职位或工作组级别应用的安全协议；和
- 自动化过程完成度（或其他）考核。
通过信息化，高管和董事会成员更容易对战略的执行，战略水平的衡量以及对政策的遵守程度有清晰的认识。
拥有可观的视线可以使主管人员着手进行持续改进，从而降低由于过程故障或不合规而导致故障的风险。
内部整合
分散地域的组织的数字化转型换允许透明地共享跨组织的信息。反过来，这允许在区域和跨国级别而非地方级别进行治理，这是使用纸质和IT系统混合的组织经常受到限制的级别。这些限制是由于治理所需的许多信息只能在本地以硬拷贝形式获得。信息化使形成专业中心变得更加容易，而没有地理障碍。
通过信息化可能进行内部整合的示例包括但不限于以下部门：
- 卫生保健
- 教育
- 老年护理
- 三个级别（地方，州和联邦）的政府服务
和功能如：
- 供应链
- 人力资源管理
- 项目管理
- 采购流程
随着集成度的提高，组织发现他们可以着手进行持续改进计划，这些计划不仅在内部产生积极影响，而且在外部也对客户和供应商产生积极影响。
外部整合
与客户的数字集成使他们能够自选选项和自输入数据，从而对与组织的关系负责。使用基于Web的界面，我们可以让客户负责管理自己的数据，同时保持对数据结构和数据形式的控制，从而提高了客户与组织之间关系的效率和透明度 。现在，移动设备不仅可以集成客户端数据，还可以集成音频和图像文件，从而进一步降低了转录错误的可能性。
另一方面，与供应商的集成几乎是强制性的，以使与工程和建筑服务供应商的有效关系得以发展。依靠在现场的绘图室和组织总部以及供应商的绘图室保存正确版本的纸质图纸的日子已经过去了。这些行业中的组织正朝着数字解决方案迈进，因为该技术将单一事实源保存在一个数据库中，并通过互联网连接的移动设备进行访问。
如前所述，信息化使组织更容易创建专业知识中心。当专业知识来自外部供应商时，这同样适用。